РилаСофт Офис

Софтуер за организация и управление на фирма за търговия с електронни компоненти


Софтуерът е специално разработен за управление работата на фирми, продаващи компютърна техника. Организира работата на фирмата, следи оборота, склада, печалбата, длъжниците, наличните пари в касата и банката, и много други. Работи се много лесно и човек, който не е ползвал подобен софтуер интуитивно се справя почти без проблеми. Програмата е разделена на четири основни пакета и много допълнителни екстри.

    • Стандартни функции - пакет;

    • Допълнителни функции - пакет;

    • Счетоводни функции - пакет;

    • Гаранционно обслужване – пакет;

    • Екстри – поотделно.


Софтуерът се предлага с месечна такса на брой сървъри в зависимост от функциите, които се ползват, независимо от броя на работните места. Един сървър може да обслужва практически неограничен брой работни места в една локална мрежа. По всяко време могат да се добавят или спират функции на програмата през Интернет, без да е необходимо да идва специалист при клиента. Инсталирането става много лесно, буквално за пет минути. Софтуерът се разработва от пет години и е изчистен от грешки. Работи изключително стабилно и следи за неволни грешки на потребителите.

Изисквания за сървър: Задължително базата данни се инсталира на самостоятелна машина с RAID и UPS към нея. Тази машина не се спира, ползва се само за сървър и на нея потребители не работят! Първоначално машина с процесор над 1 GHz и RAM 512 MB ще са достатъчни. С нарастване на базата данни, ресурсите ще трябва да се увеличават. Скоростта на работа е много голяма и справките излизат почти мигновено.

Програмата работи в основна валута USD, като могат да се въвеждат цени, плащания и задължения още в EUR и BGN. Справките за печалба и оборот се изчисляват в USD.

Под задължение се има предвид увеличаване или намаляване на сметката на Клиент / Доставчик поради извършена покупка / продажба или извършена услуга.


Описание цени на пакетите и екстрите


Стандартни функции – напълно достатъчни за работата на малка фирма. Основен пакет, на базата на който програмата се надгражда и без него не може. Обхваща напълно цикъла пари – стоки и задължения -длъжници – пари.

При програми от такъв тип е напълно нормално да има един администратор на системата (обикновено управителя на фирмата), който да създава потребители (служители на фирмата, които работят с програмата), като на всеки потребител се определят права какво може да вижда и нивата на достъп в системата. От друга страна, когато някой потребител е влязъл в системата, програмата го разпознава и следи всяко негово действие.

Нивата на достъп са пряко свързани с възможностите на програмата и затова като правим описание, в повечето случаи може да се разбира, че тези функции могат да се забраняват на някои потребители, за които администраторът е решил.

Следва кратко описание на стандартните функции:


    • Добавяне на нов Клиент / Доставчик – би било невъзможно да се работи, ако не могат да се добавят нови клиенти в базата данни. Запомнят се адреси, телефони, email, фирмени данни, банкови данни и има поле, в което може да се добави произволен текст;

    • Да се сменя паролата от потребителя;

    • Да се въвежда валутен курс на USD, EUR и друга валута спрямо лева, като тези курсове се появяват по подразбиране в плащанията, задълженията, покупките и продажбите. Тези курсове могат да се коригират и задават произволно в самото плащане, покупка, или продажба;

    • Въвеждане на покупки - за всяка покупка всеки елемент се въвежда с Тип, Марка и Вид, количество, серийни номера, ед. цена, валута, гаранционен срок и ако е необходимо коментар в полето за забележка. Тип, Марка и Вид се избират от предварително въведена комбинация. Ако комбинацията е нова, програмата пита дали да я въведе (ако въвеждащия покупката има право да добавя нови комбинации Тип, Марка и Вид в базата);

    • Складова наличност – пълна справка на складовата наличност с покупни цени, количества, серийни номера и доставчици. Могат да се правят различни филтри, като например да се покаже складовата наличност за определен тип;

    • Извършване на продажби – Избира се клиент и се изписва от складовата наличност Тип, Марка и Вид, количество, серийни номера, ед. цена, валута, гаранционен срок и ако е необходимо коментар в полето за забележка. Отпечатват се гаранционна карта и приемо – предавателен протокол;

    • Плащания – Въвеждат се всички пари, които влизат и излизат от фирмата. Поддържат се USD, EUR и BGN;

    • Каса / банка – показва във всеки един момент наличните пари в касата, банковата сметка и ДДС сметката. Показва сумата за всяка валута по отделно. Касиера може да свери какво показва програмата и да преброи парите в касата, и ако има разлика – значи е направил грешка и трябва да си я открие;

    • Задължения, приходи, разходи – от тук се въвеждат приходите и разходите за услуги – например наем, ток, вода телефон, данъци, заплати и др. Може да се въведе само задължение без плащане – например когато на клиента е извършена услуга, но той не е платил в момента. Тогава сметката му се задължава с тази сума и в справка “Длъжници” се появява като длъжник.

    • Справка “Преглед на сделките” - най-сложната справка, която показва всички продажби, покупки, плащания и задължения, сортирани по дата и час. От тук могат да се правят корекции на сделките – като например сбъркана продажна или покупна цена. Може да се види оборота за определен период от време, да се види оборота на клиент или към доставчик за определен период от време, да се отпечатат гаранционна карта и приемо – предавателен протокол на вече минали продажби и др.

    • Справка “Плащания за интервал от време” - показва всички плащания за определен период от време в съответната валута. Може да се покаже и плащанията само на един клиент / доставчик.

    • Справка “Печалба” - показва печалбата от продажби + приходите и разходите за услуги за определен период от време. Показва и нетната печалба. Може да покаже и печалбата от определен клиент за период от време.

    • Справка “Длъжници” - показва списък с всички длъжници на фирмата и съответно задълженията към доставчици. Показва датата, когато е направено последното зануляване и кога е направена последната сделка или плащане за всеки длъжник.


Както се вижда, пакетът съдържа основните функции, необходими за работата на една фирма.


Месечен абонамент: 50 лв.


Допълнителни функции


    • Поръчки – когато фирмата е по-голяма и има разделяне на склад и търговци, за да се избегне двойното набиране на стоката, търговците набират поръчката, а в склада я виждат набрана и само добавят серийните номера. Търговците могат да зададат часа, за който трябва да е готова поръчката. В склада се съобразяват с това, като поръчките им се сортират по час. Наследената поръчка става продажба без да се набира отново. Така се избягват и грешки, като търговците носят отговорност за вярното набиране на поръчките.

    • Оферти – Компонентите се набират по същия начин като при поръчките, но служат само за оферти и проформи. В склада не виждат офертите. Ако трябва офертата да стане поръчка, търговеца само с един бутон я праща в “поръчки”, без да я набира отново и в склада я изпълняват.

    • Ценова листа – освен, че може да се отпечатва, в “поръчки” и “оферти” може да се видят цените от ценовата листа за оферирания компонент. Това е много удобно, когато се продава на крайни клиенти. Друго удобство е, че ако се вкара нов елемент в склада от “покупки”, той автоматично отива и в ценовата листа, само трябва да му се постави цена. Така се изключва възможността да се забрави елемент, който е в склада, да бъде офериран в ценовата листа. Също така могат да се следят и количествата на даден елемент и като бройката падне под зададена стойност, елемента да се оцветява в цвят. Съществуват и други по-незначителни функции, които улесняват работата.


Месечен абонамент на пакета “Допълнителни функции” - 20 лв


Гаранционно обслужване


    • Справка “Търсене по сериен номер” - позволява да се прави справка на продадените елементи с даден сериен номер или с последната част от серийния номер. Може също да се търси по “Тип”, “Марка” и “Вид”, по Клиент, който е купил този “Тип”, “Марка” и “Вид” и всички комбинации. Показва от кой е купен елемента, на каква цена е купен, на каква цена е продаден и колко е гаранционния срок.

    • Когато се установи, че елементът е в гаранция, той може да се “изпрати на ремонт”. По този начин по всяко време могат да се правят справки, при кои доставчици какви елементи има за ремонт и кога са изпратени. Също може да се направи справка за клиентите, на които се дължат елементи, постъпили за ремонт.

    • Има възможност неработещи елементи да се бракуват, за да не стоят в “склада”. Създава се друг “склад” с бракувани елементи.

Месечен абонамент на пакета “Гаранционно обслужване” - 20 лв

Счетоводни функции


    • Програмата следи какво има да се фактурира на всички клиенти и какво не е фактурирано от доставчиците;

    • Помни зад всяка фактура какво е фактурирано, като отпада възможността нещо да не се фактурира или да се фактурира два пъти;

    • Показва баланса на ДДС за определен период от време. Вижда се дали фирмата е на внасяне или на възстановяване във всеки един момент;

    • Показва справка за всички доставчици и клиенти, които имат нефактурирана стока.


Месечен абонамент на пакета “Счетоводни функции” - 20 лв



Екстри


    • Автоматично архивиране – програмата архивира автоматично базата данни три пъти в денонощието в посочен от администратора час и на посочено място в локалната мрежа. Архивирането отнема няколко секунди. През това време автоматично се спира работата на потребителите.

    • Поръчки и справки на дилъри през Интернет – На по-големите клиенти се предоставя софтуер, с който могат да правят поръчки и запитвания към конкретен търговец. Могат да си видят всички сделки за период от време, плащанията, които са правени, салдото към момента, издадените фактури и модулите за сервиз.

    • Автоматични обновяване на цените и елементите в Интернет страницата – когато в ценовата листа се добави нов елемент или се смени цената, автоматично се променя и в Интернет страницата.

    • Интернет магазин – позволява на клиентите да правят поръчки през Интернет страницата, като поръчката идва моментално при избран търговец или до всички.

    • Експорт към електронни таблици – всички справки могат да се експортират в електронни таблици

    • Съобщения – позволява да се пращат съобщения до избран потребител на програмата.

    • Електронна поща – Позволява да се пращат и получават писма през програмата. Когато пристигне писмо, системата сигнализира.

    • Връзка на телефонната централа със системата – позволява да се правят справки за всички разговори, минали през телефонната централа. Справките са по вътрешен номер и по част от външния номер за период от време. Показва часа и продължителността на разговорите.

    • Справка на елементите за фактуриране – показва списък на всички клиенти и доставчици, на които не са издадени фактури или от които се чакат фактури. Показва и точно какви елементи и от коя дата не са фактурирани.

    • Справка “Най-добра цена за елемент” - показва за определен период от време даден елемент на какви цени е продаван. Показва кой търговец на кой клиент е направил продажбата.

    • Заплати на служителите – Изчислява заплатата на търговците, като може да се зададе твърда заплата плюс процент от оборота на съответния търговец плюс процент от печалбата, която е направил самия търговец.


Месечния абонамент на “Екстрите” е по договаряне.